Klauzula informacyjna
Administrator danych
Ten dokument (“Klauzula informacyjna”) opisuje to w jaki sposób INTENSON Spółka Akcyjna z siedzibą przy ul. Całowanie 94G w Karczewie, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla M. St. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy pod numerem KRS 0000941228, posiadająca NIP: 5322050957 oraz kapitał zakładowy w wysokości: 2 476 764,40 zł w całości wpłacony (“My/Administrator”) przetwarza dane osobowe, osób korzystających ze świadczonych przez nas usług, a także osób kontaktujących się z nami w różnych celach, w tym naszych klientów oraz kontrahentów, a także osób ich reprezentujących.
Troszczymy się o Państwa prywatność
Dlatego za każdym razem, gdy uzyskujemy dostęp do Państwa danych osobowych, upewniamy się, że są one przetwarzane zgodnie z obowiązującym prawem oraz z zachowaniem najwyższych standardów prywatności i bezpieczeństwa. Przede wszystkim przetwarzamy dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (“RODO”). Stosujemy rygorystyczne środki techniczne i organizacyjne w celu zabezpieczenia wszystkich przetwarzanych przez nas danych osobowych przed utratą, zniszczeniem lub nieautoryzowanym dostępem osób trzecich.
Źródło pozyskiwanych danych osobowych
Dane osobowe pozyskujemy bezpośrednio od Państwa albo od podmiotów, które są naszymi klientami lub kontrahentami i przekazały nam Państwa dane osobowe jako ich reprezentantów. Danymi osobowymi, które pozyskujemy w zależności od celów ich przetwarzania, w szczególności mogą być:
- podstawowe dane identyfikujące (imię i nazwisko),
- dane kontaktowe (nr telefonu, adres e-mail),
- dane adresowe (adres zamieszkania, prowadzenia działalności, miejsce pobytu),
- dane płatnicze związane z realizowanymi zamówieniami.
Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych
- Świadczenie usług. Wykorzystujemy Państwa dane osobowe do świadczenia na Państwa rzecz usług, a także do przyjmowania lub dokonywania płatności z nimi związanych lub kontaktowania się z Państwem w tej sprawie. Podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność do wykonania umowy, której Państwo jesteście stroną (Artykuł 6 ust. 1. lit. b RODO). Okres retencji dla takiego przetwarzania danych trwa do momentu zakończenia łączącej nas umowy.
- Świadczenie usług na rzecz podmiotów, które Państwo reprezentują. Wykorzystujemy Państwa dane osobowe do świadczenia usług na rzecz naszych klientów/kontrahentów, a także do przyjmowania lub dokonywania płatności z nimi związanych lub kontaktowania się z Państwem w tej sprawie jako reprezentantów ww. podmiotów. Podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes administratora jakim jest chęć realizacji umowy (Artykuł 6 ust. 1. lit. f RODO). Okres retencji dla takiego przetwarzania danych trwa do momentu zakończenia danej umowy.
- Rozpatrywanie Państwa żądań. Będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe, aby odpowiedzieć na Państwa prośby lub reklamacje. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest uzasadniony interes administratora (Artykuł 6 ust. 1 lit. f RODO). Tym uzasadnionym interesem jest umożliwienie nam właściwej obsługi Państwa reklamacji. Okres retencji dla takiego przetwarzania trwa do czasu przedawnienia roszczeń wynikających ze złożonych przez Państwa próśb lub reklamacji. Okres przedawnienia roszczeń wynosi 6 lat liczony od końca roku, w którym nastąpiło dane zdarzenie.
- Przestrzeganie obowiązków wynikających z prawa, norm i standardów branżowych oraz wewnętrznych regulacji Administratora. W niektórych przypadkach gromadzimy i wykorzystujemy dane osobowe użytkownika w celu zachowania zgodności z przepisami prawa, na przykład dane osobowe dotyczące płatności są przetwarzane w celu wypełnienia obowiązków podatkowych i księgowych. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest konieczność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (Artykuł 6 ust. 1 lit. c RODO). Okres retencji takich danych trwa do czasu, gdy stosowne przepisy prawa uprawniają Nas do ich przetwarzania. Okres przedawnienia roszczeń wynosi 3 lata, a obowiązku przechowywania dokumentacji podatkowych wynosi 5 lat liczony od końca roku, w którym nastąpiło dane zdarzenie.
- Używamy Państwa danych osobowych do komunikacji z Państwem za pośrednictwem różnych kanałów. Podstawą prawną przetwarzania danych jest uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO). Tym uzasadnionym interesem jest zapewnienie właściwej komunikacji z Państwem. Okres retencji dla takiego przetwarzania danych trwa do momentu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, w każdym razie nie dłużej niż 6 lat.
- Dochodzenie i obrona roszczeń. Przetwarzamy Państwa dane osobowe w celu dochodzenia lub obrony naszych roszczeń lub interesów. Podstawą prawna takie przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora 6 ust. 1 lit. f) RODO). Tym uzasadnionym interesem jest dochodzenia roszczeń lub obrona praw przysługujące Administratorowi. Dane są przechowywane przez okres istnienia prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez nas, nie dłużej jednak niż przez okres przedawnienia roszczeń (podstawowy termin przedawnienia dla roszczeń wynosi 6 lat).
- Możemy wykorzystywać Twoje Dane do prowadzenia działalności marketingowej usług Administratora, do których należy m.in. przesyłanie ofert marketingowych (jeśli wyrazisz zgodę na przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną). Podstawą prawną przetwarzania danych jest uzasadniony interes Administratora polegający na marketingu bezpośrednim naszych usług (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO). Okres przechowywania takich danych trwa do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu, jednak nie dłużej niż jest to niezbędne do celów takiego przetwarzania.
Dobrowolne podanie danych osobowych
Podanie danych osobowych jest dobrowolne. Jednakże, bez otrzymania niezbędnych danych osobowych, możemy nie być w stanie wykonać niektórych zleconych przez Państwa lub Państwa mocodawców działań. Bez podania danych osobowych niezbędnych do rozpoczęcia świadczenia usług i nie możemy świadczyć takich usług - ich przekazanie jest zatem warunkiem zawarcia z Nami umowy.
Odbiorcy danych osobowych
W niektórych sytuacjach możemy być zmuszeni do udostępnienia Państwa danych osobowych stronom trzecim, takim jak:
- zewnętrzni dostawcy usług - zatrudniamy inne firmy i osoby do wykonywania zadań w naszym imieniu, np.: świadczenie wsparcia marketingowego, obsługi zawartych transakcji, obsługi płatności, świadczenie usług prawnych i księgowych. Tego rodzaju usługodawcy zewnętrzni mają dostęp do danych użytkownika w zakresie niezbędnym do wykonywania swoich funkcji, ale nie mogą ich wykorzystywać do innych celów. Ponadto muszą oni przetwarzać dane osobowe zgodnie z postanowieniami umów o powierzeniu przetwarzania danych osobowych i obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych;
- organy publiczne - w związku z prowadzonymi przez nie postępowaniami na podstawie właściwych przepisów prawa.
Przekazywanie danych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego
Nie przekazujemy Państwa danych osobowych do kraju trzeciego.
Jednakże jeżeli zajdzie taka konieczność, taki transfer zostanie dokonany tylko do: (a) podmiotów zlokalizowanych w krajach, w których Komisja UE stwierdziła odpowiedni stopień ochrony w rozumieniu art. 45 ust. 3 RODO; (b) w przypadku braku takiej decyzji (np. dla USA), podstawą prawną przekazywania danych osobowych jest umowa oparta o standardowe klauzule umowne stanowiące zbiór zasad przyjętych przez Komisję Europejską, które zgodnie z art. 46 RODO zapewniają bezpieczeństwo przekazania danych osobowych; (c) na podstawie Państwa zgody (art. 49 ust. 1 lit. a) RODO). Wówczas o takim transferze danych osobowych zostaniecie Państwo przez nas poinformowani.
Państwa prawa
W związku z przetwarzaniem przez nas Państwa danych osobowych przysługuje Państwu szereg uprawnień, takich jak:
- prawo żądania od nas dostępu do swoich danych osobowych, prawo do ich sprostowania lub usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”);
- prawo do wniesienia sprzeciwu z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją, jeżeli Państwa dane osobowe przetwarzamy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu. Jednakże będziemy dalej przetwarzać te dane osobowe w niezbędnym zakresie, w przypadku zaistnienia uzasadnionego powodu;
- prawo do przenoszenia lub ograniczenia danych osobowych przetwarzanych w związku z wykonaniem umowy lub na podstawie Państwa zgody;
- jeżeli podstawą przetwarzania danych osobowych jest Państwa zgoda, przysługuje Państwu prawo do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania przez nas danych osobowych, którego dokonaliśmy na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
Więcej informacji na temat Państwa praw w kontekście danych osobowych możesz znaleźć na tej stronie internetowej: https://uodo.gov.pl/pl/493.
Jeżeli uważacie Państwo, że przetwarzanie przez nas Państwa danych osobowych narusza prawo, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Więcej informacji na temat złożenia skargi możesz znaleźć tutaj: https://uodo.gov.pl/pl/83/155 .
Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany. Nie dokonujemy profilowania.
Dane kontaktowe
W przypadku jakichkolwiek pytań lub uwag dotyczących ochrony Państwa danych osobowych lub gdybyście chcieli Państwo skorzystać z przysługujących Państwu praw wynikających z RODO można skontaktować się z nami wysyłając wiadomość e-mail na adres: kontakt@intenson.pl
Proszę pamiętać o podaniu Państwa danych kontaktowych oraz preferowanej formy kontaktu. Dzięki temu sprawniej odpowiemy na Państwa pytania i żądania.
Aktualna wersja Klauzuli informacyjnej
Ten dokument stanowi aktualną na 13.09.2023 roku informację o przetwarzaniu przez nas Państwa danych osobowych.